近年、企業の働き方は大きく変化してきています。特にコロナ禍をきっかけに、出社中心だった働き方を見直し、リモートワークやハイブリッド勤務を取り入れる企業が増えました。
その結果、オフィスに求められる役割も変わりつつあります。以前のように「社員が毎日席に座って仕事をする場所」ではなく、オフィスの働く場所を再設計しようとする動きが広まっています。
近年求められるオフィスのレイアウト
近年求められるオフィスレイアウトは、社員同士が意見を交換できる環境や、リラックスして仕事ができる環境が求められています。その中でもポイントとなるのは次の３点です。
- ・社員が集まり、コミュニケーションを取る場
- ・チームの連携を促進する場
- ・生産性を高め、成果を生み出す場
こうした状況の中で、オフィスリニューアルを成功させるためのポイントはいくつもありますが、今回は社員を巻き込むことでオフィスリニューアルが成功する理由とポイントをご紹介します。
なぜ社員を巻き込むことがオフィスリニューアルの成功につながるのか
オフィスリニューアルを検討する際、まず考えたいのは「オフィスを使うのは誰か」という点です。
答えはシンプルで、日々オフィスで働く社員です。
もし経営層の理想やイメージだけでオフィスをつくってしまうと、完成した直後は魅力的に見えても、運用が始まった途端にズレが生まれてしまうことがあります。
例えば、
- ・“使ってほしい場所”が使われない
- ・動線が合わず移動しづらい
- ・Web会議がしにくく、結局いつもの席で実施してしまう
- ・ちょっとした相談や短い打ち合わせの場所が不足する
といった状態です。
オフィスの価値は、完成した瞬間ではなく「使われ続けて初めて生まれるもの」です。
そのため、現場の実態を踏まえた設計にするためにも、社員を巻き込むことが重要になります。
社員を巻き込むときは「要望」より「課題」を先に集める
社員を巻き込む場面でよくあるのが、「どんなオフィスにしたいですか？」と直接聞くことです。
しかし、この聞き方だと要望が理想に寄りやすく、意見が整理しづらくなってしまいます。
社員を巻き込む際には、まず「理想」ではなく「困りごと」から聞くことがポイントです。
たとえば、
- ・仕事が止まるのはどんな時か（会議室待ち、相談相手が捕まらない等）
- ・集中できない原因は何か（音、視線、周囲の会話など）
- ・Web会議のやりづらさはどこにあるか（場所、音漏れ、照明）
- ・ちょっとした打ち合わせはどのくらい発生しているか
といった現場の詰まりを整理することで、本当に必要なスペースや機能が見えてきます。
社員の意見を集めることは目的ではなく、運用のズレを防ぐための手段として考えると、リニューアルが進めやすくなります。
成功させるためには、経営層もプロジェクトに参加することが重要
社員の声を活かしながら、成果につながるリニューアルを実現するために大切なのが、経営層もプロジェクトチームに参加することです。なぜなら社員の声を優先しすぎると 経営効果を加味しないオフィス になってしまう可能性があるということです。
社員から出やすい意見は、
- ・休憩スペースを増やしたい
- ・席を広くしたい
- ・おしゃれにしたい
- ・リラックスできる場所がほしい
など、快適性に関するものが中心になりやすい傾向があります。もちろん快適さは重要ですが、快適性だけを優先すると生産性の向上につながらない、コミュニケーションが活性化しない、経営課題の解決に結びつかない。
といった「心地よいけれど成果が出にくいオフィス」になってしまうことがあります。
オフィスは福利厚生のための空間ではなく、企業活動を支える基盤でもあります。
そのため、社員を巻き込む際には “快適さ”と“経営効果”の両立 を意識する必要があります。
そのためにも、最初の段階で経営層がプロジェクトに参加し、コンセプト（目指す姿）の決定や方針（判断軸）の作り込みを行うことが重要になります。
例えば、出社する価値を高めたい、部署間の連携を強化したい、採用やブランディングにつなげたい、生産性を上げる環境を整えたいなど。
こうした方向性が明確になると、社員の意見を集めたあと次のような視点で整理ができます。
- ・その意見はコンセプトに合っているか
- ・投資対効果が見込めるか
- ・どの意見を優先するべきか
社員の巻き込みは「自由に意見を集める」ことではなく、経営の軸を明確にしたうえで活かすことが重要です。
まとめ
オフィスリニューアルを成功させるポイントは多岐にわたりますが、今回のテーマである「社員を巻き込むこと」は、運用のズレを防ぎ、完成後に使われ続けるオフィスをつくるうえで欠かせない要素です。
一方で、社員にすべてを任せてしまうと快適さだけが優先され、経営効果につながらないオフィスになる可能性もあります。
そのため、
- ・社員を巻き込んで現場の課題を拾う
- ・経営層もプロジェクトに参加する
- ・最初にコンセプトと方針を作りこむ
このバランスが、成果につながるオフィスリニューアルの鍵になります。
オフィスは単なる作業の場ではなく、社員が集まり価値を生み出す場所です。
社員と経営が同じ方向を向いて進めることで、リニューアルは「きれいになっただけ」では終わらず、企業の成長を支える仕組みとして機能していきます。
TOKIOデザインスペースからのご提案
TOKIOデザインスペースは、家具だけでなく、レイアウトプランニングから内装の施工管理まで、一貫したオフィスづくりのお手伝いが可能です。オフィスリノベーション・オフィスリニューアルを少しでもお考えでしたら、一度当社にご相談ください。