社員の増加や事業の拡大に伴い、オフィスの改装や新しいオフィスに移転しようかなと考える企業も多いと思います。
オフィスを改装することは、単純に労働環境がよくなるだけでなく様々な利点が得られます。
本記事では、オフィス改装やオフィス改装の利点や流れをご紹介します。
オフィス改装が重要な理由
社員の業務効率やエンゲージメント
オフィス改装は社員の業務効率を向上させるために非常に重要な要素となります。
新しいレイアウトやデザインが導入されることで、社員の作業環境が改善され、集中して業務に取り組めるようになります。
また、機能的な家具や設備を導入することで、業務の効率化が図られます。
例えば、新しいデスクや椅子、1人用の個室ブースなどがあれば、社員はより効率的に仕事を進めることができます。
このような環境の変化は、社員一人一人の業務効率を飛躍的に向上させる可能性があります。
また社員の意見を取り入れたデザインやレイアウトは、社員の満足度を向上させ、より企業のために働きたいと思わせるような効果もあります。
例えば、リラックスできる休憩スペースや自由なコミュニケーションが取れる共有スペースの設置は、エンゲージメントを促進します。
これにより、社員は仕事だけでなく、会社そのものに対する帰属意識が強まります。
コミュニケーションの活性化
オフィス改装はコミュニケーションの活性化にも繋がります。
新しいオフィスデザインやレイアウトが導入されることで、社員同士が自然にコミュニケーションを取る機会が増えます。
例えば、オープンスペースやカフェスタイルの休憩スペースは、リラックスしながら意見交換ができる場として機能します。
これにより、部署を超えた情報共有やアイデアの交換が活発になり、企業全体の一体感が増します。
また、オフィス改装を通じてコロナ禍以降の柔軟な働き方に適応することも可能です。
例えば、フリーアドレス制のオフィスにすることで、社員は自由に場所を選んで仕事を進めることができます。
このような環境は、異なる部署のメンバーが自然に交流するきっかけを作り、会社全体のコミュニケーションの活性化につながります。
さらに、最新のIT設備を導入することで、リモートワークやオンライン会議がスムーズに行えるようになります。
これにより、異なる拠点や海外のメンバーとのコミュニケーションが円滑になり、情報共有が迅速かつ効率的に行われます。
例えば、高品質のビデオ会議システムやクラウド共有システムの導入は、物理的な距離を感じさせず、効果的なコミュニケーションを実現します。
採用強化
オフィス改装は採用活動にも大きな影響を与えます。
魅力的なオフィス環境は、求職者に対して良い印象を与え、企業としての魅力を高めます。特に今の若い世代の求職者にとって、オフィスのデザインや環境は、ここで働きたいと思わせるための大きなアピールポイントになります。
また、オフィス改装を通じて企業のブランドイメージを強化することも可能です。
オフィスのデザインや設備が企業のビジョンやミッションを反映している場合、求職者はその企業の価値観に共感しやすくなります。
例えば、環境に配慮したエコフレンドリーなオフィスや、ダイバーシティを尊重するレイアウトは、求職者に対して企業のポリシーや理念を強くアピールすることができます。
さらに、オフィス改装は社員の定着率向上にも寄与します。
魅力的なオフィス環境は、既存の社員にとっても働くモチベーションを高める要因となり、退職率を低下させる効果があります。
これは採用活動のコストを削減し、長期的な人材育成に繋がるため、企業にとって非常にメリットになります。
オフィス改装の流れ
目的の明確化
オフィス改装を成功させるためには、まずその目的を明確にすることが重要です。
具体的に何を達成したいのかを事前に整理することで、プロジェクト全体の方向性が定まります。
例えば、業務効率の向上や社員のエンゲージメント強化、新しい働き方の導入など、複数の目的が考えられます。
目的が明確になることで、その達成に必要な具体的なステップやリソースが見えてきます。
また、目的を明確にする際には、社員の意見や要望を取り入れることも重要です。
例えば、社員に対するアンケートやインタビューを実施して、現在のオフィスに対する不満や改善点を把握します。
これにより、実際に働く社員が喜ぶ環境を提供することができますし、プロジェクトに対する社員の協力意識も高まります。
さらに、目的を明確にした上でそれを文書化し、全ての関係者に共有することが大切です。プロジェクトの進行中に皆が同じ目的を共有していることで、一貫性のある進行が可能になります。
また、目的達成のための進捗を定期的に評価し、必要に応じて調整を行うことで、最終的な成功に繋がります。
場所の選定
オフィス改装において、場所の選定も重要となります。
新しいオフィスがどこに位置するかが、社員の通勤や業務に大きな影響を与えます。
まず、アクセスの良さが求められます。
公共交通機関の利便性や、周辺の環境が良い場所を選ぶことで、社員の通勤ストレスを軽減することができます。
例えば、主要な駅に近い場所や、バスや地下鉄の乗り換えが少ないエリアが理想です。
次に、オフィスの広さやレイアウトも場所選定の重要なポイントです。業務内容に応じて必要なスペースを確保し、効率的なレイアウトを実現することが求められます。
例えば、チームごとの作業スペースや会議室、リラックスできる休憩スペースが適切に配置されているかを確認します。
さらに、将来的な拡張性も考慮する必要があります。
企業が成長した際に、追加のスペースが必要になることを予測し、拡張が容易な場所を選ぶことが重要です。
例えば、ビル内での移転がスムーズに行えるか、周辺に新しいオフィスを追加するスペースがあるかなどを確認します。
このような長期的な視点からの場所選定が、企業の持続可能な成長に寄与します。
予算・期間の確認
オフィス改装のプロジェクトを進行するにあたり、予算と期間の確認は欠かせません。
まず、プロジェクト全体の予算を詳細に準備します。
具体的な項目ごとにコストを見積もることが必要となります。
例えば、デザイン費用、建築費用、設備費用、家具購入費用、その他の付帯費用などを明確にし、それぞれに適切な予算を割り当てます。
また、予算を決定する際には、予備費用も考慮に入れることが重要です。
予期せぬトラブルや追加の要求が発生する可能性を考慮して、全体予算の10-15%程度を予備費用として確保しておくと安心です。
これにより、プロジェクトが途中で停滞するリスクを減少させることができます。
プロジェクトのフェーズごとに具体的なスケジュールを作成し、締め切りを設定します。例えば、デザインの完成期限、施工開始日、施工終了日、家具の搬入日など、詳細なスケジュールを立てることで、全体の進行がスムーズに行われます。
また、スケジュールの進捗を定期的にチェックし、必要に応じて調整を行います。
これにより、遅延を最小限に抑えることができます。
さらに、外部の専門家や業者との契約内容も事前に確認しておくことが重要です。
契約内容には、納期や予算、万が一のトラブル時の対応方法などが含まれます。
これにより、プロジェクトがスムーズに進行し、予定通りに完成を迎えることができます。
快適な空間と働きやすさを考慮して、家具を選定
企業のブランドや価値観を反映したオフィスデザインを選定することも求められます。
例えば、クリエイティブな企業であれば、自由でオープンなデザインが適しています。
一方、金融機関などの堅実なイメージを持つ企業であれば、落ち着いた色調やシンプルなデザインが好まれます。
次に、社員の働きやすさを重視したデザインを選びます。
具体的には、快適な作業スペースや休憩スペースの設置が重要です。
例えば、自然光を取り入れた明るいオフィスや、リラックスできるカフェスペースなど、社員が快適に過ごせる環境を提供します。また、音の反響を抑えるための吸音材や、エルゴノミクスに基づいた家具の選定も重要です。
コポーレートカラーやイメージを意識した空間
最新のトレンドを取り入れたデザインも検討します。例えば、オープンフロアプランや、柔軟な働き方に対応する空間の設置、グリーンインテリアなどが挙げられます。これにより、社員のモチベーションが向上し、企業のイメージアップにも繋がり、持続可能な選択肢を考慮することも推奨されます。
例えば、環境に配慮した素材を使用した家具や、リサイクル可能な家具を選ぶことで、企業のCSR（企業の社会的責任）にも寄与します。
これにより、企業のイメージアップにも繋がります。
TOKIOの手掛けるオフィス改装事例を種類別でご紹介！
事例1 オフィスのリニューアルに付き部分的なレイアウト変更提案事例
スタッフ増員の為、交流スペースを執務スペースに変更のご提案。
介護施設様よりスタッフ増員の為、交流スペースをうまく活用して、執務スペースを作りました。
働く皆様が女性社員との事でしたので明るい色やポップな色の家具を選びご提案させていただきました。
限られた予算内で、お客様の要望を最大限取り入れた提案事例となっております。
事例2 オフィスの新設にあたり全体的なレイアウト提案事例
こちらの企業様はオフィスを新設するにあたりご相談を頂きました。
家具カラーの選定を空間や会社のイメージに合ったものにしたいとのことで、木目を主体にシックなデザインで仕上げております。
木目を主体とすることで、全体を落ち着いた雰囲気に演出しています。
TOKIOブランドを運営する藤沢工業株式会社では、オフィスのレイアウト・デザインをご提案する際に、３Dパースを用いたご提案をしております。
平面図だけでなく、３Dを活用することで、納品イメージがわかりやすく、ご検討いただくことが可能です。
事例3 オフィス新設にあたり執務エリア・会議室・応接室をトータルにご提案
こちらの企業様はオフィスの新設にあたり、各家具の配置を工夫することで、スペースを有効活用でき、移動のストレスなく働ける環境になるようご提案いたしました。
例えば執務室には、打ち合わせスペースを設けており、簡単な打ち合わせならその場で行えるような工夫を施しております。
TOKIOデザインスペースからのご提案
満足したオフィス改装をするためには、専門家の意見を取り入れることも重要です。
TOKIOデザインスペースは、家具だけでなく、レイアウトプランニングから内装の施工管理まで、一貫したオフィスづくりのお手伝いが可能です。
オフィス改装・オフィス移転を少しでもお考えでしたら、一度当社にご相談ください。